Mehr Flexibilität lautet die typische Antwort auf die Frage, wie man in einer scheinbar immer schneller drehenden Arbeits- und Lebenswelt dafür Sorge tragen kann, dass Kopf- und Wissensarbeiter nicht überlastet werden. Die Antwort ist so auch richtig, jedoch ist neben mehr Flexibilität bzgl. Arbeitszeit und Arbeitsort sicherlich auch noch ein gutes Selbstmanagement bei der Aufgabenerledigung von Nöten.
Fast jeder kennt ja das Gefühl: unzählige, unerledigte Aufgaben schwirren einem den ganzen Tag im Kopf herum und am Ende weiß man nicht mehr, wo man mit der Arbeit anfangen soll. An der Stelle bringt einem Flexibilität per se erstmal herzlich wenig. Und während bei der Arbeit eine Deadline immer näher rückt, Berichte verfasst und Emails beantwortet werden müssen, sammelt man nebenher Ideen für neue Projekte und zusätzlich noch im privaten Bereich weitere Aufgaben an. Im Extremfall belasten einen diese Aufgabenberge noch in der Nacht und sorgen für einen unruhigen und somit wenig erholsamen Schlaf.
Zwar gibt es jede Menge Systeme und Tools, um dem alltäglichen Aufgabenchaos zu entkommen, aber trotz To-Do-Listen und Kalender zur Terminverwaltung weiß man gar nicht mehr wo einem der Kopf steht, da das ganz zu unstrukturiert abläuft.
Abhilfe schaffen kann hier die Nutzung einiger zentraler Prinzipien aus der von David Allen entwickelten Methode Getting Things Done (oder wie es im Deutschen heißt: Die Dinge geregelt kriegen). Getting Things Done ist sicherlich kein Allheilmittel, bietet jedoch einige sehr gute Ansätze, um sich selbst besser zu organisieren und somit das Leben an vielen Stellen leichter zu machen.
Die besten Prinzipien und Methoden aus Getting Things Done
Kopf frei machen
Wie schon zuvor angedeutet, ist unser Alltag voll mit unzähligen, unerledigten Dingen, die unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen, weil wir uns verpflichtet fühlen diese zu bearbeiten oder uns sonst irgendwie darum zu kümmern. David Allen nennt diese unerledigten Verpflichtungen lose Enden. Und um diese in den Griff zu bekommen gilt es zunächst einmal den Kopf zu befreien und zu entlasten.
Das bedeutet, dass alle losen Enden, die man zuvor ständig im Kopf mit sich herumgetragen hat, zunächst einmal in einem funktionierenden und vertrauenswürdigen Ordnungssystem außerhalb des Kopfes erfasst werden müssen. Neu hereinkommende Angelegenheiten werden dann ebenfalls in diesem Ablagesystem erfasst.
Dieses Ablagesystem kann ein Notizbuch aus Papier oder auch elektronisch basiert sein. Persönlich nutze ich Evernote, weil ich so alle neu aufkommenden Angelegenheiten systematisch und quasi überall einpflegen kann. Rechner, iPad oder iPhone hat man eigentlich immer zur Hand und sobald die Geräte eine Internetverbindung haben, werden alle in Evernote gemachten Notizen synchronisiert und sind auf dem gleichen Stand.
Die Zwei-Minuten-Regel
Dieser Tipp scheint so einfach, wie auch banal zu sein. Bei konsequenter Anwendung entwickelt man hier jedoch ein wahren Produktivitäts-Booster, weil man es regelrecht spüren kann wie der Kopf freier wird: Alles, was weniger als 2 Minuten Zeit in Anspruch nimmt, wird sofort erledigt.
Eine Email, welche nur ein kurzes Statement erfordert? Schnell die drei Zeilen eintippen, absenden und das ganze belastet einen nicht irgendwo im Hinterkopf, bis es endlich abgearbeitet wird. Außerdem spart man sich so gleich das Einpflegen in das Ablagesystem. Darüber hinaus spart es auch Zeit, weil beim sonst üblichen zweiten, dritten, vierten oder gar fünften Öffnen einer Mail, man sich nicht jedes mal wieder neu in die Angelegenheit hineindenken und überlegen muss, was man denn eigentlich schreiben wollte.
Entscheiden, was zu tun ist
Alles was im Ablagesystem gelandet ist, muss im Rahmen einer regelmäßigen Durchsicht angeschaut werden, um dann zu entschieden, ob überhaupt damit etwas zu tun ist und falls ja, was:
- Ist es Müll? Dann sofort löschen!
- Kann es delegiert werden? Wunderbar, dann ab damit an den Kollegen und auf eine Liste „Wiedervorlage“ verschieben, damit man entsprechend nachfassen kann.
- Handelt es sich um ein Projekt, dann kommt es auf eine entsprechende Projektliste
- Kleinere Aufgaben werden auf eine Kontextliste verschoben
- Referenzmaterial, wie interessante Artikel, Studien etc. kann ebenfalls in eine entsprechende Ablage, z.B. mit dem Namen Lesestoff wandern.
Nächsten, notwendigen Schritt festlegen
Ein aus meiner Sicht elementarer Schritt der Methode ist es, den nächsten, logisch notwendigen Schritt festzulegen. Während man auf einer Todo-Liste üblicherweise notiert, dass man z. B. ein „Meeting-Protokoll fertigstellen“ muss und so recht unspezifisch bleibt, notiert man sich bei Getting Things Done, dass man zunächst „Notizen der Teilnehmer zusammentragen“ muss. So hat man immer einen guten Überblick, was als nächstes getan werden muss, um dem übergeordneten Ziel näher zu kommen.
Regelmäßige Durchsicht
Eine regelmäßige Durchsicht ist das A und O von Getting Things Done. Nur so wird gewährleistet, dass ich die fein säuberlich notierten losen Enden auch tatsächlich angehe und erledigt bekomme. Durch einen regelmäßigen Blick ins System, in Verbindung mit einer guten Kategorisierung, sorge ich zudem dafür, dass ich jederzeit und kontextabhängig arbeiten kann. Unterwegs kann man beispielsweise hervorragend seinen „Lesestoff“ durcharbeiten oder Emails schreiben, die man mit dem Schlagwort „In Kürze“ versehen hat. Morgens im Büro lass ich mir alle Notizen anzeigen, die ich mit „ASAP“ (As soon as possible) getaggt habe.