Erfolgsfaktoren für bessere Besprechungen

Erfolgsfaktoren für bessere Besprechungen

Regelmäßig werden Befragungen veröffentlicht die zeigen, dass Besprechungen – oder neudeutsch: Meetings – häufig als unproduktive Zeitverschwendung betrachtet werden. Zuletzt hat der Personaldienstleister OfficeTeam eine kleine Befragung veröffentlicht, an der 200 Personalmanager aus Deutschland teilgenommen haben (siehe Grafik).

Was sind aus Ihrer Sicht die drei Hauptursachen für unproduktive Meetings?

Was sind aus Ihrer Sicht die drei Hauptursachen für unproduktive Meetings?

Die in dieser Studie aufgeführten Produktivitätskiller sind eigentlich ein alter Hut und werden eigentlich immer angeführt, wenn es um Besprechungen geht, die als unproduktiv und überflüssig empfunden werden. Sie geben aber gleichzeitig einen Hinweis auf einfache Maßnahmen, die helfen können schlechte Besprechungen zu vermeiden. Welche das sind, können Sie hier nachlesen:

1. Konkretes Ziel für die Besprechung definieren

Zahlreiche Besprechungen werden Tag für Tag einberufen ohne im Vorfeld zu klären, wozu eigentlich? Dabei ist es für den Erfolg einer Besprechung fast unentbehrlich ein konkretes Ziel zu definieren. Idealerweise sollte die Ziel-Definition auch noch erfolgen, bevor die eigentliche Agenda festgelegt wird.

Als einfaches und hilfreiches Mittel zur Bestimmung des Besprechungs-Zieles hat es sich bewährt, in ein bis drei Sätzen zu notieren, was man am Ende der Besprechung als Ergebnis erwartet. Abhängig vom Thema der Besprechung könnten das Sätze sein wie:

„Am Ende der Besprechung möchte ich von/mit den Teilnehmern…“

  • „…einen Maßnahmenplan zur besseren Kundeninteraktion entwickelt haben.“
  • „…fünf Lösungsansätze für Problem x haben.“
  • „…das neue XY-Konzept verabschiedet haben.“
  • usw.

2. Klare Agenda und Zeitrahmen festlegen

Um so konkreter man das eigentliche Ziel einer Besprechung vor Augen hat, desto leichter geht auch der nächste wichtige Schritt von der Hand: das Festschreiben einer Agenda. Dabei sollte geklärt werden, wie viel Zeit für die Besprechung benötigt wird und welche Zwischenschritte nötig sind, um das definierte Ziel zu errreichen. Im Übrigen ist dieser Punkt eine gute Gelegenheit das Ziel nochmals kritisch zu überprüfen. Ist es realistisch das gesteckte Ziel im Rahmen einer Besprechung zu erreichen oder sollte man nicht besser ein kleineres Zwischenziel definieren und im Nachgang eine weitere Besprechung planen?

3. Die richtigen Teilnehmer einladen

Nicht selten wird ein ganzes Team oder eine ganze Abteilung zu einer Besprechung eingeladen, wobei das Thema nur für einige wenige von Relevanz ist. Das schafft nicht nur Unzufriedenheit bei denen, die nichts zur eigentlichen Zielsetzung beitragen können, sondern fördert auch die Ablenkung der eigentlich wichtigen Teilnehmer. Noch schlimmer ist es aber, wenn wichtige Personen fehlen. Man sollte sich daher im Vorfeld genau überlegen, wer wirklich notwendig teilnehmen muss, um ein Ergebnis zu erreichen und wer entbehrlich sein könnte und seine Arbeitszeit besser anderweitig produktiv nutzen sollte.

4. Klare Aufgabenverteilung im Vorfeld

Wenn das Ziel definiert, die Agenda festgeschrieben und die richtigen Teilnehmer für die Besprechung ausgewählt wurden, sollte man den Teilnehmern im Vorfeld nicht nur genau vermitteln, was man von ihnen erwarten sondern idealerweise auch kleine Aufgaben zur Vorbereitung verteilen. Dies trägt dazu bei, dass die Besprechung an sich effizienter ablaufen kann und verschafft der Besprechung einen ganz anderen Stellenwert.

5. Fokussiert bleiben und weiteres Vorgehen sofort festlegen

Schon während der Besprechung werden üblicherweise einige Dinge genannt, die weitere Handlungen nach sich ziehen. Beispielsweise fallen immer wieder Aussagen, wie: „Das wäre ein Thema für eine weitere Besprechung“, „Wir sollten folgendes machen,…“

Derartige Aussagen  sollte man festhalten und die entsprechende Folgehandlung definieren. Dadurch bleibt der eigentliche Besprechungszweck im Fokus und wichtige Anmerkungen gehen nicht verloren. Am Ende der Besprechung sollte man die gesammelten Ideen nochmals rekapitulieren und genau benennen was getan werden muss.

6. Erst gar keine Besprechung einberufen

Die wirkungsvollste Art und Weise die Verschwendung von wertvoller Arbeitszeit zu vermeiden, ist es erst gar keine Besprechung einzuberufen. Nicht wenige Angelegenheiten lassen sich durch eine kurze Email oder ein Telefonat regeln und benötigen nicht den ganzen Rattenschwanz zur Klärung eines Sachverhaltes, der mit dem Einberufen einer Besprechung zusammenhängt.

Moderne Arbeits- und Bürokonzepte

Viel entscheidender ist es aber eigentlich, eine Arbeitsumgebung zur Verfügung zu haben, die hilft klassische Besprechungen zu vermeiden.

Moderne Arbeits- und Bürokonzepte können dazu einen elementaren Beitrag leisten. Durch die Schaffung von informellen Begegnungszonen, die durch eine ansprechende Gestaltung eine hohe Aufenthaltsqualität bieten, kann der Informationsfluss in einem Unternehmen deutlich verbessert werden. Dies führt oftmals dazu, dass der Anteil an formell einberufenen Besprechungen um durchschnittlich ein Drittel zurückgeht.

Allerdings ist es nicht damit getan, in der nächstbesten freien Ecke ein paar schöne Sitzmöbel hinzustellen. Gut funktionierende Begegnungsorte müssen einerseits an gut frequentierten Stellen platziert werden, andererseits aber auch ein gewisses Maß an Privatheit garantieren um v. a. umliegende Bereiche nicht zu stören. Genauso wichtig ist jedoch eine Unternehmenskultur, welche die Nutzung derartiger Begegnungsorte fördert und gut heißt. Ingesamt muss ein ganzheitlich entwickeltes Arbeits- und Bürokonzept zu Grunde liegen, welches individuell auf ein Unternehmen zugeschnitten ist.

Übrigens: Am Fraunhofer IAO unterstützen wir Unternehmen bei der Konzeption moderner Arbeits- und Bürokonzepte. Was wir konkret für Sie tun können, erfahren Sie auf unserer Website: www.smart-work-life.de