Was ist Desk-Sharing und was bringt das für Unternehmen und Mitarbeiter?

Bei der Entwicklung und Planung neuer Büro-Arbeitswelten fällt immer wieder das Stichwort Desk-Sharing. Desk-Sharing bedeutet, dass innerhalb eines Organisationsbereiches weniger Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, als Mitarbeiter diesem Bereich zugeordnet sind. Eine Desk-Sharing Ratio von 1:1,25 bedeutet, dass für zehn Mitarbeiter noch acht Arbeitsplätze bereitgehalten werden.

Für viele hört sich diese Vorstellung erst ein mal befremdlich an. Man kommt ins Büro, hat keinen eigenen, fest zugewiesenen Arbeitsplatz mehr und muss daher erst mal auf die Suche nach einem freien Platz gehen. Das Desk-Sharing aber nicht nur Vorteile für Unternehmen bringt, weil so u. U. Fläche und Miete eingespart werden, sondern auch die Mitarbeiter von einem flexiblen Arbeitsplatz-Konzept profitieren können, soll dieser Beitrag aufzeigen.

Rückzugsbereich im Open Space

Gründe und Vorteile für die Nutzung von Desk-Sharing

Schaut man an einem normalen Arbeitstag in ein x-beliebiges Büro auf der Welt, wird man immer feststellen, dass einzelne Arbeitsplätze nicht besetzt sind. Schon durch Urlaubs- und Krankheitstage bleiben Schreibtische in Büros an vielen Tagen im Jahr verwaist. Hinzu kommen Abwesenheitstage, beispielsweise durch Fortbildungen. Und trotz aller Technik sind wir in unserer zunehmend mobilen und global vernetzten Arbeitswelt häufig auch zu Kundenterminen außer Haus und auf Dienstreise. Nimmt man jetzt nur mal 25 Urlaubstage als Basis, so bliebe ein einzelner Arbeitsplatz schon ganze fünf Arbeitswochen im Jahr ungenutzt. Welches Potential hier allein aus flächenökonomischen Gesichtspunkten vorhanden ist, dürfte schnell einleuchten.

Viel wichtiger sind allerdings die Vorteile die ein Desk-Sharing Konzept für den einzelnen Mitarbeiter bietet: Im Laufe eines Arbeitstages oder einer Woche hat man üblicherweise immer wieder verschiedene Aufgaben zu erledigen, die unterschiedliche Anforderungen an einen stellen. Zur Fertigstellung eines Projektberichtes oder zum konzentrierten Lesen benötigt man einen eher ruhigen Arbeitsplatz; zur kreativen Problemlösung – ob alleine oder im Team – eine inspirierende Umgebung, die einen dabei unterstützt möglichst kreativ zu arbeiten. Gut, wenn man dann nicht nur seinen einen Standard-Arbeitsplatz zur Verfügung hat. Grundlage hierfür sollte jedoch die Entwicklung eines organisationsindividuellen Arbeits- und Bürokonzeptes sein, das optimal auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt ist und entsprechende, vielfältige Arbeitsmöglichkeiten auch vorhält.

Weiterhin hat man so die Möglichkeit mit den Kollegen zusammen zu sitzen, mit denen man aktuell an einem Projekt gemeinsam arbeitet. In Zeiten, in denen in immer wieder neu zusammengesetzten Teams gearbeitet wird, ein nicht zu unterschätzender Aspekt. Aber auch wenn man eher wenig in Teams arbeitet, kann es sehr wertvoll sein von Zeit zu Zeit mit einem anderen Kollegen zusammenzusitzen. Wie man aus der Theorie der „Weak Ties“ weiss, sind es gerade Verbindungen zu Menschen, mit denen man seltener Kontakt hat, die einem wertvolle und neue Impulse geben können1).

Welche Voraussetzungen sollten für die Nutzung eines Desk-Sharing Konzeptes gegeben sein?

Damit ein flexibles Arbeitsplatzkonzept umgesetzt werden und im Alltag funktionieren kann, ist es zunächst ein mal notwendig ein Verständnis über die Arbeitsweisen im Unternehmen zu gewinnen, um die optimalen Raum- und Infrastrukturen ableiten zu können. Aus Ergonomiegründen ist es erforderlich dass alle Möbel einfach und schnell an die Körpergröße des Nutzers angepasst werden können, z. B. durch elektrisch höhenverstellbare Schreibtische. Die Arbeit sollte schon weitestgehend digitalisiert und papierarm sein, d. h. dass ein Großteil der für die tägliche Arbeit benötigten Daten- und Informationsbestände in digitaler Form vorliegen. Werden Notebooks für die Arbeit genutzt, sollte man dieses über eine Docking-Station an externe Monitore anschließen und über eine externe Tastatur und Maus nutzen können.

Für wen eignet sich ein Desk-Sharing Konzept?

Wie unsere aktuellen Untersuchungen am Fraunhofer IAO zeigen, macht es – bezogen auf die Erfolgsgrößen Motivation, Wohlbefinden und Performance – keinen Unterschied, ob man an einem festen Arbeitsplatz oder in einem flexiblen Konzept arbeitet2).

Fix oder flexibel - wie arbeiten wir besser? Vergleich von Wohlbefinden, Motivation und Performance bei fixem und flexiblem Arbeitsplatz-Konzept.

Fix oder flexibel – wie arbeiten wir besser? Vergleich von Wohlbefinden, Motivation und Performance bei fixem und flexiblem Arbeitsplatz-Konzept.

Und prinzipiell sind auch die meisten Tätigkeiten für Desk-Sharing Konzepte geeignet. Welche das genau sind und in welchem Maße man Sharing einführen kann, sollte man über eine entsprechend fundierte Arbeitsanalyse ermitteln. In der Praxis zeigt sich, dass es aber von Vorteil ist, wenn zentrale Unterstützungsfunktionen wie Assistenzen, an einem festen Platz bleiben.

Gerade Führungskräfte bringen als Argument gerne an, dass gerade sie doch ein fest zugewiesenes Einzelbüro bräuchten, da sie ja so viele vertrauliche Gespräche führen würden. Schaut man sich die Anteile an der Gesamtarbeitszeit an, die tatsächlich in vertraulichen Situationen verbracht werden (z.B. in Mitarbeitergesprächen), rechtfertigt dies i.d.R. kein Einzelbüro. Ganz davon abgesehen, dass es für Unternehmen immer wichtiger wird die interne Informations-Transparenz zu erhöhen, um auf zunehmend volatile Märkte in geeigneter Weise reagieren zu können.

Wie findet man bei Desk-Sharing einen Arbeitsplatz?

Denkt man das Desk-Sharing Konzept weiter, so kann man schnell zu der Schlussfolgerung kommen, dass gerade in größeren Büros tag täglich ein weit entfernter Arbeitsplatz gesucht werden muss und man so immer wieder mit völlig fremden Kollegen aus anderen Abteilungen zusammensitzt. Was aus Sicht der Weak Ties Theorie sicherlich nicht die schlechteste Idee ist, würde in der Praxis eher zu Unzufriedenheit führen. Es hat sich daher bewährt, das Sharing immer nur auf einen bestimmten Bereich zu begrenzen, beispielsweise auf eine einzelne Abteilung. D. h. dass die Mitarbeiter einer Abteilung nur untereinander die Arbeitsplätze teilen. Dieses Home Base Prinzip sorgt dafür, dass die Mitarbeiter weiterhin ein Gefühl von Heimat und Zugehörigkeit empfinden.

Das Auffinden eines freien Arbeitsplatz erfolgt meist über die einfache Sichtkontrolle („Wo ist ein freier Platz“) oder alternativ über spezielle Buchungssysteme, die freie Plätze anzeigen oder – was aber eher selten vorkommt – über einen verantwortlichen Buchungsmanager, der wie in einem Hotel die Buchung und Zuweisung vornimmt. In Verbindung mit dem Home Base Prinzip ist in der Praxis das System der Sichtkontrolle am verbreitetsten. Manche Unternehmen bieten noch spezielle Software-Lösungen an, die dabei helfen den zur Aufgabe passenden Platz zu finden. Dort kann man auswählen ob man alleine oder in der Gruppe arbeitet und was man genau machen möchte und bekommt dann passende Arbetsplätze angezeigt und wo sich diese befinden.

Was hat es mit Clean Desk auf sich?

Wenn man Arbeitsplätze teilt, ist es gerade zu unabdingbar, dass man vor Verlassen des Gebäudes seinen Arbeitsplatz aufräumt (sogenannte Clean Desk Policy), damit der nächste Nutzer auch schnell mit der Arbeit loslegen kann. Dies führt zu einem weiteren Punkt, der bei Desk-Sharing oft heiß diskutiert wird: das Thema Hygiene. Was externe Eingabegeräte wie Maus und Tastatur angeht, besteht die Möglichkeit jedem Mitarbeiter mit seine eigenen Geräte an die Hand zu geben, die dann am Arbeitsplatz angeschlossen werden. Alternativ stehen die Geräte bereits am Arbeitsplatz und sind über eine Docking-Station mit dem Notebook des Nutzers zu verbinden. In diesem Fall sollte man Reinigungsmittel am Platz bereitstellen (Desinfektions-Spray o. ä.), die bspw. in einem Unterschrank verstaut sind. Meist zeigt sich, dass das Bereitstellen von Reinigungsmitteln die einfachere und praktikablere der beiden Möglichkeiten ist.

Übrigens: Am Fraunhofer IAO unterstützen wir Unternehmen bei der Analyse und Konzeption von zukunftsfähigen Arbeits- und Bürokonzepten: Nutzerorientierte Entwicklung und Konzeption zukunftsorientierter Arbeits- und Bürowelten

Quellen

1) Mark Granovetter: The Strength of Weak Ties. In: American Journal of Sociology 78 (1973), S. 1360–1380.

2) Bauer, W. (Hrsg.), Rief, S., Jurecic, M., Kelter, J., Stolze, D.: Kurzbericht Studie »Office Settings«, 2014